Visszaélés bejelentés
A Shoebox Kft.
(Office Shoes üzletlánc és webshop)
visszaélés-bejelentési rendszerének szabályzata
A munkáltatói visszaélés-bejelentési rendszer
A Shoebox Kft. a működését bármilyen módon veszélyeztető információkkal, bűncselekményekkel, szabálysértésekkel, korrupcióval, a munkahelyi környezetben okozott károkkal, valamint minden hasonló esettel kapcsolatban biztosítja a visszaélés-bejelentés lehetőségét. A visszaélés-bejelentési rendszerben jogellenes vagy annak feltételezett cselekményre, magatartásra vagy egyéb visszaélésre vonatkozó információt lehet jelenteni.
A bejelentést ‐ a panaszokról és a közérdekű bejelentésekről szóló 2013. évi CLXV. törvény (Panasz törvény) alapján, ‐ a visszaélés‐bejelentési rendszer segítségével tehetik meg a Shoebox Kft. munkavállalói, illetve a Shoebox Kft-vel szerződéses viszonyban álló, vagy olyan személyek, akiknek a bejelentés megtételéhez vagy annak tárgyát képező tevékenység orvoslásához jogos érdekük fűződik.
Bejelentésre való okot adhatnak az alábbi események, körülmények:
- csalás,
- jogsértés,
- korrupció,
- hatalommal való visszaélés,
- bármely jogszabály vagy előírás megsértése,
- nem biztonságos munkahelyi környezetet létrehozása,
- Shoebox Kft bármely egyéb szabályzatának megsértése,
- bármilyen zaklatást vagy megfélemlítés alkalmazása,
- továbbá minden olyan egyéb magatartás, amely káros lehet a Shoebox Kft. számára, és pénzügyi vagy nem pénzbeli veszteséget okozhat.
A belső visszaélés-bejelentési rendszerben bejelentést tehet:
- a foglalkoztató által foglalkoztatott,
- az a foglalkoztatott, akinek a foglalkoztatónál fennálló foglalkoztatásra irányuló jogviszonya már megszűnt,
- a foglalkoztatóval foglalkoztatásra irányuló jogviszonyt létesíteni kívánó olyan személy, aki esetében e jogviszony létesítésére vonatkozó eljárás megkezdődött,
- az egyéni vállalkozó, az egyéni cég, ha a foglalkoztatóval szerződéses kapcsolatban áll,
- a foglalkoztató tekintetében tulajdonosi részesedéssel rendelkező személy, valamint a foglalkoztató ügyviteli, ügyvezető, illetve felügyelő testületéhez tartozó személy, ideértve a nem ügyvezető tagot is,
- a foglalkoztatóval szerződéses kapcsolat létesítésére vonatkozó eljárást megkezdett, szerződéses kapcsolatban álló vagy szerződéses kapcsolatban állt vállalkozó, alvállalkozó, illetve beszállító felügyelete és irányítása alatt álló személy,
- a foglalkoztatónál tevékenységet végző gyakornok és önkéntes,
- az a személy, akinek jogviszonya vagy szerződéses kapcsolata a foglalkoztatóval megszűnt.
Visszaélés bejelentés folyamata:
Bejelentés
A bejelentéseket az alábbi elérhetőségeken várjuk:
- E-mail: [email protected]
Kérjük, hogy termékeinkkel, rendelésekkel, esetleges vásárlói panaszaikkal továbbra is szíveskedjenek ügyfélszolgálatunkat keresni. Elérhetőségeiket ügyfélszolgálatunkhoz az alábbi linken találhat: https://www.officeshoes.hu/tartalom-kapcsolat-officeshoes/161)
A bejelentés megtételekor a bejelentő nevét és lakcímét, (jogi személy esetén annak székhelyét és a bejelentést benyújtó törvényes képviselőjének nevét) köteles megadni, továbbá nyilatkoznia kell arról, hogy a bejelentést jóhiszeműen teszi olyan körülményekről, amelyekről tudomása van, vagy kellő alappal feltételezi, hogy azok valósak.
A bejelentést követően a bejelentő visszaigazolást kap arról, hogy bejelentése kivizsgálási státuszba lépett vagy panasza mellőzhető, törlésre került. A Shoebox Kft. célja, hogy minden bejelentéssel kivizsgálásra kerüljön, azonban a kivizsgálás a Panasz törvény rendelkezései szerint mellőzhető, ha a bejelentés:
- név nélküli vagy azonosíthatatlan bejelentő által történt,
- korábbival azonos tartalmú, ugyanazon bejelentő által tett ismételt bejelentés,
- a sérelmezett tevékenységről vagy mulasztásról való tudomásszerzéstől számított hat hónap után lett jelentve,
- a közérdek vagy a magánérdek sérelme a bejelentésben érintett személy jogainak korlátozásával nem állna arányban.
Fenti esetekben a bejelentés nem kerül kivizsgálásra és a bejelentési adatokat törölni kell.
Kivizsgálás
A bejelentés kivizsgálására annak beérkezésétől számított 30 nap áll rendelkezésre, amely határidőtől csak különösen indokolt esetben, a bejelentő tájékoztatása mellett lehet eltérni.
A Shoebox Kft. döntése alapján a kivizsgálás során egy vállalaton belüli, szűk körű, visszaélés-bejelentési rendszert működtető bizottság megvizsgálja a bejelentést, az azzal kapcsolatos körülményeket és a bejelentő személyazonosságát védve igyekszik feltérképzeni a tényeket. Amennyiben szükséges, a bejelentőtől további információt, együttműködést kérhet. Indokolt esetben a bizottság külső szervek, hatóságok bevonását, együttműködését kezdeményezheti. A vizsgálat teljes időtartama a bejelentéstől számított 3 hónapot nem haladhatja meg.
Akcióterv
Az alapos tényfeltárást, körülmények helytállóságának kivizsgálását követően a visszaélés-bejelentési rendszert működtető bizottság az azonosított problémák megoldására, továbbá jövőbeli elkerülése/megelőzése végett akciótervet készít, melyek alkalmasak a bejelentés szerinti visszaélések orvoslására. Az azonosítható bejelentőt a kivizsgálás eredményéről, valamint a tervezett és megtett intézkedésekről a bizottság tájékoztatja. Természetesen, amennyiben a bejelentés alapján büntetőeljárás kezdeményezése indokolt, abban az esetben a Shoebox Kft. intézkedik az illetékes hatóságok bevonásáról.
Megvalósítás – Ellenőrzés
Az akciótervet, javaslatokat a visszaélés-bejelentő rendszert működtető bizottság az illetékes vezető(k), tulajdonos(ok) vagy egyéb érintett(ek) elé tárja. A megvalósítás, az intézkedések sikerességének ellenőrzése, visszamérése a mindenkori vezetőség feladata. Amennyiben a bejelentő nem elégedett az elért intézkedésekkel vagy eredménnyel, akkor panaszának felülvizsgálata céljából a Shoebox Kft. ügyvezetőjéhez fordulhat, aki kötelezettséget vállal a kérelem felülvizsgálatára. Ha az ügyet felülvizsgáló ügyvezető arra a következtetésre jut, hogy a vizsgálatot megfelelően végezték el és nem áll rendelkezésre olyan új információ, amely megváltoztatná a vizsgálat eredményeit, a vizsgálatot le kell zárni. Egyéb esetben további akcióterv készül a panasz orvoslására.
Adatkezelés, személyes adatok védelme
A bejelentés megtételekor a bejelentő nevét és lakcímét, (jogi személy esetén annak székhelyét és a bejelentést benyújtó törvényes képviselőjének nevét köteles megadni). A Panasz törvény 14. § (3) bekezdése alapján a visszaélés-bejelentési rendszerben különleges személyes adat kezelése szigorúan tilos, emellett a Panasz törvény 14. § (4) bekezdése alapján a bejelentési rendszerből haladéktalanul törölni kell a bejelentésben nem érintett harmadik személyre vonatkozó, a bejelentés kivizsgálásához nem szükséges, és nem kezelhető adatokat. A bejelentési rendszer jogszabályoknak megfelelő működése érdekében a bejelentés nem tartalmazhat a hivatkozott rendelkezések szerinti személyes adatokat.
A rendszer keretei között a bejelentőnek és annak a személynek, akinek a magatartása vagy mulasztása a bejelentésre adott okot (valamint annak a személynek, aki a bejelentésben foglaltakról érdemi, a kivizsgáláshoz releváns információval rendelkezhet), a kivizsgáláshoz elengedhetetlenül szükséges személyes adatai kizárólag a bejelentés kivizsgálása és annak orvoslása vagy megszűntetése céljából kezelhetők. A Shoebox Kft. a vizsgálat során minden személyes adatot bizalmasan kezel.
A belső visszaélés-bejelentési rendszerrel kapcsolatos kötelezettség teljesítését ellenőrző hatóság
A Társaság belső visszaélés-bejelentési rendszerrel kapcsolatos kötelezettségének teljesítését a foglalkozás-felügyeleti hatóság ellenőrzi.
